出口貨物退（免）稅憑證資料管理是 出口退稅 機(jī)關(guān)根據(jù)檔案法和稅務(wù)系統(tǒng)檔案化管理的相關(guān)要求，對(duì)出口貨物退（免）稅資料進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的活動(dòng)。
一、出口貨物退（免）稅資料管理范圍
出口貨物退（免）稅資料管理范圍主要有以下6大類(lèi)：
（一）退（免）稅申報(bào)資料。反映出口企業(yè)退（免）稅申報(bào)時(shí)附送或提供的資料，如各種退（免）稅 單證 和申報(bào)表格等；
（二）退（免）稅審核、審批資料。反映退（免）稅審核、審批結(jié)果的資料，如進(jìn)貨、申報(bào)明細(xì)訂正表、機(jī)審審核打印的審核資料等；
（三）退（免）稅會(huì)統(tǒng)資料。如收入退還書(shū)、免、抵、退審批通知單、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析表等；
（四）退稅 單證 資料。反映退稅機(jī)關(guān)按出口退（免）稅政策規(guī)定開(kāi)具的各種證明、 單證 。如《代理出口貨物證明》、《退運(yùn)已補(bǔ)稅證明》、《進(jìn)料加工貿(mào)易申請(qǐng)表》、《來(lái)料加工貿(mào)易免稅證明》等；
（五）文書(shū)資料。退稅機(jī)關(guān)日常管理工作中形成的文書(shū)。如文件、 出口退稅 登記資料、出口退（免）稅檢查、清算資料、《出口貨物稅收函調(diào)》存根聯(lián)及《出口貨物稅收等有關(guān)情況調(diào)查的復(fù)函》，等等；
（六）磁盤(pán)資料。如出口企業(yè)退（免）稅申報(bào)軟盤(pán)、退稅機(jī)關(guān)備份的磁盤(pán)（光盤(pán)）。
二、出口貨物退（免）稅資料管理的要求
（一）嚴(yán)格執(zhí)行檔案法和稅務(wù)系統(tǒng)有關(guān)檔案管理辦法、規(guī)定，科學(xué)、嚴(yán)密保管退（免）稅資料；
（二）建立出口貨物退（免）稅資料管理責(zé)任制，明確各職能崗位和管理人員資料管理方面的職責(zé)，確保退（免）稅資料萬(wàn)無(wú)一失；
（三）確定安全、符合檔案管理外部環(huán)境的退（免）稅資料存放場(chǎng)所。建立登記簽字制度，嚴(yán)格資料立檔、存檔、調(diào)檔各環(huán)節(jié)交接手續(xù)，明確資料流轉(zhuǎn)職責(zé)；
（四）合理劃分出口企業(yè)和退稅機(jī)關(guān)資料管理的范圍。企業(yè)附送的出口退（免）稅憑證、資料，可由出口企業(yè)提出自行保管申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)主管退稅機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，按申報(bào)批次裝訂成冊(cè)保管。
三、出口退（免）稅資料立檔、存檔和調(diào)檔
退稅資料先由各崗位按職責(zé)范圍收集，年度終了后，按分類(lèi)或分戶原則，統(tǒng)一匯總整理并裝訂成冊(cè)后存檔。
（一）按分類(lèi)原則整理立檔的退稅資料有：
1.退稅登記、變更、注銷(xiāo)資料；
2.代理出口貨物證明；
3.出口商品退稅已補(bǔ)稅證明（第四聯(lián)）；
4.出口貨物轉(zhuǎn)內(nèi)銷(xiāo)證明；
5.來(lái)料加工貿(mào)易免稅證明；
6.進(jìn)料加工貿(mào)易申請(qǐng)表（第三聯(lián)）；
7.加工貿(mào)易合同審批備案證明書(shū)登記簿及加工貿(mào)易業(yè)務(wù)（合同）批準(zhǔn)證（第四聯(lián)）；
8.收入退還書(shū)（第一聯(lián)）；
9.稅收繳款書(shū)（第一聯(lián)）；
10.《出口貨物稅收函調(diào)》存根聯(lián)及《出口貨物稅收等有關(guān)情況的復(fù)函》；
11.年度的出口貨物退（免）稅清算表及匯總表；
12. 出口退稅 進(jìn)度情況月報(bào)表；
13.上報(bào)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)表；
14.“以產(chǎn)頂進(jìn)”鋼材監(jiān)管證書(shū)；
15.稅務(wù)稽查任務(wù)通知書(shū)及稅務(wù)稽查任務(wù)調(diào)整通知書(shū)；
16.案源登記表及案源登記清單；
17.稅務(wù)稽查審理登記表及審理登記清單；
18.發(fā)文、會(huì)議記錄、本單位日常文書(shū)資料；
19.系統(tǒng)管理軟件及企業(yè)申報(bào)退稅的磁盤(pán)。
（二）按分戶原則整理立檔的資料有：
1.退稅申報(bào)、審核、審批、退庫(kù)資料。依時(shí)間順序按以下先后整理立檔：
外貿(mào)（工貿(mào)）企業(yè)及其他企業(yè)：
⑴《出口貨物退稅匯總審批表》或《出口貨物退稅申請(qǐng)表》；
⑵《出口貨物退稅進(jìn)貨憑證申報(bào)明細(xì)表》；
⑶《出口貨物退稅申報(bào)明細(xì)表》；
⑷《出口退稅申報(bào)明細(xì)表錄入（審核）問(wèn)題記錄及訂正表》；
⑸《進(jìn)貨憑證錄入（審核）問(wèn)題記錄及訂正表》；
⑹增值稅進(jìn)貨數(shù)據(jù)匯總庫(kù)明細(xì)表；
⑺增值稅進(jìn)貨數(shù)據(jù)不予通過(guò)明細(xì)表；
⑻增值稅申報(bào)予以退稅明細(xì)表；
⑼增值稅申報(bào)歷史庫(kù)退稅明細(xì)表；
⑽增值稅申報(bào)不予退稅明細(xì)表；
⑾消費(fèi)稅進(jìn)貨數(shù)據(jù)匯總庫(kù)明細(xì)表；
⑿消費(fèi)稅進(jìn)貨數(shù)據(jù)不予通過(guò)明細(xì)表；
⒀消費(fèi)稅申報(bào)予以退稅明細(xì)表；
⒁消費(fèi)稅申報(bào)歷史庫(kù)退稅明細(xì)表；
⒂消費(fèi)稅申報(bào)不予退稅明細(xì)表；
⒃《進(jìn)料加工貿(mào)易申請(qǐng)表》第二聯(lián)；
⒄《進(jìn)料加工應(yīng)抵扣稅款匯總表》；（計(jì)算機(jī)打印資料）
⒅《出口商品退運(yùn)已補(bǔ)稅證明》；
⒆《出口貨物轉(zhuǎn)內(nèi)銷(xiāo)證明》；
⒇其他涉及退稅企業(yè)申報(bào)資料（中標(biāo)產(chǎn)品文件、對(duì)外承包工程合同等）；
(21)《出口退稅批復(fù)》；
(22)《收入退還書(shū)》第六聯(lián)；
(23)《稅收繳款書(shū)》第四聯(lián)。
實(shí)行“先征后退”辦法的生產(chǎn)企業(yè)：
⑴《生產(chǎn)企業(yè)出口貨物退（免）稅申報(bào)表》；
⑵《代理出口貨物證明》、代理出口協(xié)議（合同）（由委托代理出口企業(yè)提供）；
⑶《進(jìn)料加工貿(mào)易申請(qǐng)表》；
⑷其他涉及退稅的企業(yè)申報(bào)資料；
⑸《收入退還書(shū)》第六聯(lián)；
⑹《稅收繳款書(shū)》第四聯(lián)。
實(shí)行“免抵退”稅辦法的生產(chǎn)企業(yè)：
⑴生產(chǎn)企業(yè)自營(yíng)（委托）出口貨物免、抵、退稅申報(bào)表（匯總表）；
⑵代理出口貨物證明、代理出口協(xié)議（合同）；
⑶進(jìn)料加工貿(mào)易申請(qǐng)表；
⑷出口貨物（免）退稅匯總申報(bào)表；
⑸《收入退還書(shū)》第六聯(lián)；
⑹《稅收繳款書(shū)》第四聯(lián)。
2、出口退稅檢查資料按以下先后順序整理立檔： ⑴稅務(wù)稽查通知書(shū)；
⑵立案審批表；
⑶稅務(wù)稽查報(bào)告、稅務(wù)稽查底稿及有關(guān)材料；
⑷稅務(wù)處理決定書(shū)或稅務(wù)稽查結(jié)論；
⑸稅務(wù)行政處罰事項(xiàng)告知書(shū)及稅務(wù)行政處罰聽(tīng)證通知書(shū)；
⑹審理報(bào)告；
⑺稅務(wù)案件移送書(shū)。
（三）退稅資料的裝訂要求：
1.退稅資料由各崗位按以上要求整理后，按年裝訂，但下列資料按以下規(guī)定辦理：
⑴出口退稅稅收會(huì)計(jì)資料按會(huì)計(jì)核算的要求裝訂；
⑵出口退稅檢查案件資料應(yīng)按“一案一卷”的要求收集裝訂。
2.按類(lèi)整理的退稅資料，按各自的大小整理后裝訂。按戶整理的退稅申報(bào)、審核、退庫(kù)資料，折疊整齊后裝訂。
3.資料裝訂必須使用統(tǒng)一的資料封面、目錄和封底。資料封面上應(yīng)填寫(xiě)資料名稱、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、編號(hào)、年度、保管期限等。卷內(nèi)目錄按裝訂順序列明序號(hào)和資料名稱，卷內(nèi)的材料應(yīng)按卷內(nèi)目錄順序排列，并在每頁(yè)材料的右上角，依次編寫(xiě)頁(yè)碼。
4.案件卷宗于結(jié)案后裝訂，其他資料年度終了后，按年裝訂。
（四）出口退稅機(jī)關(guān)要確定專人負(fù)責(zé)退（免）稅資料管理。實(shí)行調(diào)檔登記制度，不論是內(nèi)部工作人員還是出口企業(yè)，調(diào)閱檔案都要履行登記手續(xù)；要按照《保密法》的要求，做好保密工作，防止泄密。
